Все об АСУ ProCollege

Авторы исследований проблем информатизации отечественного образования отмечают, что в настоящий момент у большинства руководителей образовательных организаций существуют весьма туманные представления о подходах к компьютеризации системы управления. Внедрение информационных технологий в деятельность образовательных организаций, как правило, осуществляется по устоявшейся схеме: на первом этапе значительные ресурсы вкладываются в создание материального фонда информатизации учебного процесса, деятельности  высшего управляющего звена и «тыловых» систем, обеспечивающих поддержку внутренних процессов (бухгалтерии, юридической службы, кадровой службы).  При этом непосредственные участники  учебного используют средства ИКТ на простейшем уровне, минуя часто этапы целеполагания и концептуализации. Но с увеличением масштабов организации и усложнением автоматизируемых процессов эффективность систем т.н. «лоскутной автоматизации» резко снижается, возрастают затраты на поддержку и добавление новых возможностей, причем часто происходит дублирование функциональности. Руководители образовательных организаций приходят к пониманию необходимости разработки и внедрения интегрированных информационных систем. Текущая фаза развития систем автоматизации управления образовательной организацией – это создание интегрированных информационных систем автоматизации и информационного сопровождения образовательной и управленческой деятельности.

 

На низкую эффективность и эпизодический характер использования информационно-коммуникационных технологий в сфере образования, отсутствие системного подхода к проектированию информационной образовательной среды как фактора повышения качества образования указывают также федеральные акты: Концепция Федеральной целевой программы развития образования на 2011–2015 годы, Государственная программа Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)" и др.

Одной из самых серьезных ошибок руководителей образовательных организаций, как показывает анализ научной литературы, публикаций в педагогических источниках и существующей практики, является решение автоматизировать процессы управления в рамках традиционно существующей организационной структуры управления организации, которая сложилась до формирования ИОС, и как правило, содержала много иерархий, отдельных несвязанных задач и специфических процедур связи. Профессиональные образовательные организации в силу специфики деятельности должны помещать заказчика образовательных услуг в основу управленческой иерархии. Именно в сферу взаимодействия между непосредственными субъектами образовательной деятельности – в сферу административного и информационно-методического сопровождения процесса обучения должны инвестироваться средства в наибольшем объеме. В этом случае информация, необходимая для прямого управления, собирается непосредственно в месте возникновения – в учебном процессе.  Впоследствии это позволяет детализировать данные вплоть до отдельного участника. Информация становится богатым источником для последующего анализа и даст возможность разрабатывать индивидуальную образовательную стратегию для каждого обучающегося. В таких немногочисленных на отечественном образовательном пространстве организациях педагоги и управленцы обладают высоким профессионализмом и информационной компетентностью.

 

В качестве основы концепции разработки модели управления развитием ГБОУ СПО (ССУЗ) «Южно-Уральский многопрофильный колледж» на основе автоматизированной системы управления «ProCollege» были определены следующие принципы:

1. Принцип системного подхода: информационная модель управления должна основываться на системном анализе образовательного учреждения. Модель должна обеспечивать непрерывное развитие системы.

2. Принцип модульного структурирования информации: модель должна предоставлять информацию о состоянии системы в наиболее полном виде и обеспечивать достаточный инструментарий для реализации управленческих функций.

3. Принцип модификации, дополнения и постоянного обновления. Модель должна меняться или корректироваться в соответствии со спецификой образовательного учреждения и его традициями, новыми требованиями и запросами, изменениями социально-образовательной ситуации.

4. Принцип адекватности условиям функционирования организации.

5. Принцип оптимальности предоставления необходимой и достаточной информации для управления образовательным учреждением.

Одни и те же данные могут использоваться несколькими пользователями. При этом каждый пользователь должен получать эти данные в удобном виде.

6. Принцип информационной и аналитической открытости.

7. Принцип прогнозирования: в модели должны быть заложены информационно-аналитические механизмы прогнозирования результатов образовательной деятельности, а также развития самой модели.

8. Принцип умеренной жесткости управления. В организационной системе должна быть предусмотрена четкая структура управления.

9. Принцип сохранения работоспособности. При разрыве, ослаблении или изменении отдельных связей между уровнями управляющей структуры организационная система должна продолжать функционировать, возможно - с некоторой потерей эффективности.

10. Принцип покрытия всех функций управления ограниченным числом информационно-технологических компонентов (подсистем).

 

Данные принципы требуют выделения в информационной модели структурных единиц – модулей. Каждый модуль системы, имеющий свои показатели и индикаторы, обеспечивает  актуальной и точной информацией и реализует принципы системного управления образовательным учреждением.

Модули АСУ «ProCollege» обеспечивают все уровни управления развитием образовательного учреждения на основе сбора и обработки административной и педагогической информации с использованием различных баз данных, а именно:

1.  сопровождение приемной кампании в соответствии с требованиями законодательства РФ;

2.  автоматический сбор и распределение документации отчетного характера;

3.  учет и управление кадрами, сбор и хранение актуальных сведений о сотрудниках;

4.  формирование актуального расписания занятий;

5.  планирование и администрирование образовательного процесса, в т.ч. планирование и своевременный учет учебной нагрузки, мониторинг выполнения учебных планов;

6.  информационное сопровождение деятельности структурных подразделений (учебной части, учебных отделений и др.);

7.  формирование личных дел обучающихся;

8.  хранение статистических данных  о результатах обучения; учебных планах и др.;

9.  ввод дополнительных информационных полей по желанию администрации и т. д.

 

В 2014 году разработаны модуль планирования и учета тарификации преподавателей; модуль формирования сводной ведомости по результатам освоения образовательной программы и печати дипломов об образовании; автоматизировано формирование календарного учебного графика; усовершенствованы модули, обеспечивающие электронный документооборот, формирование приказной документации, введены новые формы внутренней отчетности и форма отчета «СПО -1».

 

Необходимо отметить, что система реализует один из самых, по мнению исследователей,  значимых факторов успешной информатизации образовательной деятельности - централизацию информационных запросов различного уровня.

 

Как правило, все сведения, необходимые для составления ответа на любой информационный запрос, в т.ч. из сторонней организации, предусмотрены структурой баз данных, однако даже в тех организациях, где эти сведения были введены, отчеты часто формируются и заполняются "вручную". Это объясняется тем, что для автоматического формирования отчета должна быть запрограммирована конкретная заданная запрашивающей организацией форма обработки и вывода данных. Разработчики системы предусмотрели формы отчетности, принятые на уровне Челябинской области.

 

АСУ «ProCollege» интегрирована с MS MOODLE.    Наполнение и корректировка образовательного контента с внедрением новых инструментов, формирование новых и модернизация разработанных в 2011-2012 уч.г. модулей происходит непрерывно, отвечая изменениям в региональной системе профессионального образования, запросам и потребностям образовательной организации, и соответствует требованиям настоящего этапа развития системы среднего профессионального образования.

 

Результатами внедрения в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Южно-Уральский многопрофильный колледж» вышеописанной структуры информационной модели управления образовательной организацией и образовательным процессом на основе АСУ «ProCollege» можно с определенностью назвать:

1) сокращение различных коммуникационных барьеров между подразделениями;

2) устранение необоснованного дублирования работ, выполняемых различными подразделениями или сотрудниками колледжа;

3) устранение субъективных, некомпетентных решений со стороны отдельных сотрудников или руководителей подразделений и снижение отрицательного влияния такого стиля руководства на общий ход управления;

4) сокращение времени принятия решений и выполнение повседневных функций структурных подразделений без необоснованных задержек (оформление приказов, утверждение планов, рассмотрение и принятие заявок, различных справок, другое);

5) повышение квалификации персонала подразделений;

6) эффективное перераспределение кадров, определение функциональных обязанностей и профессиональная переориентация части персонала управления.

 

Доработка и внедрение новых инструментов наполнения и корректировки образовательного контента, формирование новых и модернизация разработанных модулей АСУ «ProCollege» осуществляется непрерывно, отвечая изменениям в региональной системе профессионального образования, запросам и потребностям образовательной организации, и соответствует требованиям настоящего этапа развития системы среднего профессионального образования.

 

Литература:

1.     О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)": постановление Правительства РФ от 15 апреля 2014 г. N 313// "Собрание законодательства РФ". - 05.05.2014. - N 18 (часть II). -  ст. 2159.

2.     Бакланов, А. В. Анализ состояния и проблемы информатизации управления образованием. Режим доступа: http://www.ipdn.ru (02.12.2013).

3.     Голубева, А.И. Управление качеством образовательной деятельности в учреждении среднего профессионального образования. Диссертация на соискание ученой степени доктора педагогических наук. /А.И. Голубева. Режим доступа: http://www.dissercat.com. (12.02.2014).

4.     Краснов, П.С. Управление образовательным учреждением на основе информационно-коммуникационных технологий./П.С. Краснов// Современные проблемы науки и образования. - 2012. - № 2. – Режим доступа: http://www.science-education.ru/102-5715 (28.12.2013).

5.     Оценка уровня информатизации общеобразовательных учреждений России (информационно-аналитические материалы). /Под ред. А.Н. Тихонова.  - Москва: Государственный НИИ информационных технологий и телекоммуникаций "Информика". - 2009. - 64 с.

6.  Швецова, С.В. Автоматизация систем управления в образовании./С.В. Швецова. Режим доступа: http://bibliofond.ru. (11.10.2013).